Odoo integrācija ar mājaslapu un CRM

Īsā atbilde: kā notiek Odoo integrācija ar mājaslapu

Odoo integrācija ar mājaslapu savieno vietnes formas, e-veikalu vai kalkulatoru ar Odoo, lai pieteikums kļūtu par CRM ierakstu, klientu vai pasūtījumu bez manuālas ievades. Vienkāršākajā gadījumā pietiek ar Odoo e-pasta aizstājvārdu, kas no ienākošās ziņas izveido potenciālo klientu. Sarežģītākos gadījumos mājaslapa sūta datus uz Odoo caur API.

Tehniskais savienojums parasti nav grūtākā daļa. Grūtāk ir vienoties, kurai sistēmai ticēt, ja dati atšķiras, un kas notiek ar pieteikumu, kas nav nonācis galā.

Bez integrācijas tipiskā aina ir šāda: pieteikums atnāk e-pastā, kāds to pārraksta Odoo, daļa informācijas pazūd, un pēc nedēļas neviens vairs nezina, vai klientam atbildēja. Integrācija novērš pārrakstīšanu, bet tikai tad, ja process aiz tās ir skaidrs.

Ko parasti savieno ar Odoo

Integrācijas apjoms atkarīgs no tā, kas jau ir uzņēmumā. Dažiem Odoo ir viss: CRM, pārdošana, noliktava un grāmatvedība, bet mājaslapa ir atsevišķa. Citiem pārdošana notiek atsevišķā CRM, bet Odoo izmanto pasūtījumiem un rēķiniem. Abos gadījumos jāatbild uz vienu jautājumu: kur pieteikums kļūst par klientu un kur klients kļūst par pasūtījumu.

• Kontaktformas un cenu kalkulatori: pieteikums kļūst par potenciālo klientu Odoo CRM ar avotu un atbildīgo.
• E-veikals: pasūtījums, klients un apmaksas statuss nonāk Odoo pārdošanā un noliktavā.
• Atsevišķs CRM: noslēgts darījums izveido klientu un pārdošanas pasūtījumu Odoo.
• B2B portāls: klients redz savas cenas un pasūtījumu vēsturi no Odoo.

Vispirms datu īpašnieks un lauki

Katram laukam jābūt vienai avota sistēmai. Piemēram, klienta kontakti pieder CRM, cenas un atlikumi pieder Odoo, bet mājaslapa tos tikai rāda. Ja divas sistēmas drīkst mainīt vienu un to pašu lauku, agrāk vai vēlāk tās viena otru pārrakstīs.

Pēc tam sastādiet lauku kartējumu: kurš formas lauks atbilst kuram Odoo laukam, kuri lauki ir obligāti, kādā formātā ir tālrunis, valsts un valoda. Šis viens dokuments novērš lielāko daļu vēlāko kļūdu. Tajā ierakstiet arī, kas notiek, ja kāds lauks Odoo pusē tiek pārdēvēts vai pievienots, lai izmaiņas nesabojātu integrāciju nemanot.

• Kura sistēma ir avots klientam, pārdošanas stadijai, pasūtījumam, rēķinam un atlikumam?
• Kāds ir unikālais identifikators, pēc kura atpazīt esošu klientu (e-pasts, reģistrācijas numurs, ID)?
• Kurus laukus mājaslapa drīkst izveidot, bet ne mainīt?

Sinhronizācijas virziens un savienojuma veids

Vienvirziena plūsma ir vienkāršākā: mājaslapa sūta pieteikumu uz Odoo, un ar to viss beidzas. Divvirzienu plūsma vajadzīga, ja mājaslapai jārāda Odoo dati, piemēram, cenas, atlikumi vai B2B klienta pasūtījumu vēsture. Tad katram datu veidam nosakām virzienu atsevišķi, nevis “sinhronizējam visu”.

Odoo CRM var izveidot potenciālos klientus no e-pasta aizstājvārda, un tas ir labs sākums, ja forma jau sūta e-pastu. Pilnai integrācijai izmanto Odoo ārējo API (XML-RPC vai JSON-RPC). Ja Odoo darbojas uz jūsu pašu servera (Community vai Enterprise), API ir pieejams bez ierobežojumiem. Odoo Online abonementā, saskaņā ar Odoo 18 dokumentāciju, ārējais API pieejams tikai Custom cenu plānā, nevis One App Free vai Standard. To vērts pārbaudīt pirms projekta plānošanas.

Arī biežums ir jāizvēlas apzināti. Formas pieteikumam jānonāk Odoo uzreiz, jo pārdevējam jāreaģē ātri. Cenas vai atlikumus mājaslapā bieži pietiek atjaunot reizi stundā vai naktī, un tas samazina slodzi abām sistēmām.

Kļūdu apstrāde un dublikāti

Katra integrācija kādreiz neizdosies: Odoo būs atjaunināšanā, lauks būs mainīts vai klients ievadīs neparedzētu vērtību. Svarīgi, lai pieteikums tādā gadījumā nepazūd. Mājaslapai jāsaglabā pieteikums, jāmēģina vēlreiz un jāpaziņo atbildīgajam, ja tas neizdodas.

Otrā biežākā problēma ir dublikāti. Ja integrācija pirms ieraksta izveides nepārbauda, vai klients jau eksistē, viens cilvēks CRM parādās piecas reizes. Tāpēc pirms izveides meklējam pēc unikālā identifikatora un esošu ierakstu atjauninām vai pievienojam tam jaunu pieteikumu.

Ja forma vāc personas datus, GDPR prasības attiecas uz visu ceļu: kādi lauki tiek savākti, kur tie glabājas un kam ir piekļuve. Nesūtiet uz Odoo laukus, kas pārdošanai nav vajadzīgi.

Visbeidzot, integrācijai vajag žurnālu. Kad pārdevējs saka, ka pieteikums nav atnācis, jābūt iespējai pārbaudīt, vai mājaslapa to nosūtīja, vai Odoo to pieņēma un kādu atbildi atgrieza. Bez žurnāla katra šāda situācija kļūst par minēšanu.

Piemērs: no kalkulatora līdz aktam vienā sistēmā

Būvniecības uzņēmumam Rockmole izveidojām CRM, kurā viss ceļš no pieteikuma mājaslapā līdz pieņemšanas-nodošanas aktam ir vienuviet: saziņa, tāme, līgums, rēķins, akts un vēsture. Pieteikumi no mājaslapas un 11 cenu kalkulatoriem nonāk tieši CRM.

Šajā projektā galvenais nebija pats savienojums, bet tas, ka kalkulatora aprēķins un klienta dati nonāk vienā ierakstā. Pārdevējam nav jājautā klientam atkārtoti, ko tas jau ievadījis mājaslapā. Princips ir tas pats jebkurai CRM vai ERP sistēmai: dati no mājaslapas jāsaņem tieši tur, kur notiek darbs ar klientu. Caur Odoo API mēs savienojam ne tikai mājaslapas: tā strādā arī AI produktu teksti un tulkošana, CRM pārvaldība ar AI palīdzību, banku maksājumu sinhronizācija un Systemax mobilā lietotne.

Kā sākt un uzturēt: integrācijas pārbaudes saraksts

Labākais sākums ir viena plūsma, nevis viss uzreiz. Parasti tā ir mājaslapas forma uz Odoo CRM, jo tur ieguvums ir redzams pirmajā dienā un risks ir mazs. Pasūtījumus, cenas un atlikumus pievienojiet nākamajos soļos.

Integrācija nav vienreizējs darbs. Odoo versijas atjauninājumi, jauni lauki formā vai izmaiņas mājaslapā var to sabojāt bez redzamas kļūdas. Tāpēc vienojieties, kurš atbild par integrāciju, kā tiek pārbaudīts žurnāls un kas notiek pirms katra Odoo atjauninājuma. Vienkārša ikmēneša pārbaude, vai pieteikumu skaits abās pusēs sakrīt, bieži atklāj problēmu agrāk nekā neapmierināts klients.

Pirms izstrādes izejiet cauri šim sarakstam kopā ar cilvēkiem, kas ar datiem strādā ikdienā, nevis tikai ar IT:

• Uzskaitiet visas vietas, no kurām nāk pieteikumi: formas, kalkulatori, e-pasts, e-veikals.
• Katram laukam nosakiet avota sistēmu un sinhronizācijas virzienu.
• Izvēlieties unikālo identifikatoru un dublikātu noteikumu.
• Pārbaudiet Odoo versiju un izvietojumu: pašu serverī API ir pieejams vienmēr, Odoo Online - tikai Custom plānā.
• Aprakstiet, kas notiek kļūdas gadījumā un kurš saņem paziņojumu.
• Testējiet ar reāliem gadījumiem: jauns klients, esošs klients, nepilnīgi dati, garumzīmes un neparasti formāti.
• Pēc palaišanas pirmās nedēļas salīdziniet pieteikumu skaitu mājaslapā un Odoo.