Dublēta datu ievade
Viena un tā pati informācija tiek pārrakstīta formā, izklājlapā un CRM, tāpēc kļūdas un nesakritības jāmeklē vēlāk.
Biznesa procesu automatizācija
Biznesa procesu automatizācija, kas samazina manuālo darbu
Sakārtojam datu plūsmu starp komandām un rīkiem, lai atkārtoti uzdevumi notiktu paredzami, ar skaidriem kontroles punktiem.
Kur ikdienā pazūd laiks
Visvairāk laika parasti nepazūd vienā lielā darbā, bet mazos posmos starp rīkiem un atbildīgajiem.
Nodošana caur izklājlapām
Fails kļūst par pagaidu darba plūsmu: tajā tiek nodotas rindas, piezīmes un termiņi, bet nav skaidrs, kurš rīkojas tālāk.
Statusu dzenāšana un dokumentu pārsūtīšana
Cilvēki prasa jaunāko statusu, meklē pielikumus un sūta dokumentus tālāk, lai process neapstātos.
Ko var automatizēt
No izvēlētā procesa līdz skaidrai plūsmai
Izvēlamies vienu atkārtotu darbu un precīzi nosakām, kāda datu ievade, noteikumi un kontroles punkti tam nepieciešami.
Kontaktu maršrutēšana
Jauns pieprasījums nonāk pie pareizā atbildīgā ar saskaņotiem laukiem, nevis tiek manuāli pārsūtīts starp pastkastēm.
Datu sinhronizācija un apstiprināšanas plūsma
Izvēlēti dati tiek saskaņoti starp rīkiem, bet apstiprinājumi paliek cilvēkam redzami ar noteiktu atbildīgo.
Atskaites, atgādinājumi un dokumentu ģenerēšana
Regulāri kopsavilkumi, sekošanas atgādinājumi un dokumentu sagataves tiek veidotas no saskaņotiem procesa datiem.
Piemērs no darba plūsmas
Piemēri sākas ar esošo darba kārtību, nevis ar konkrētu rīku: forma, e-pasts vai CRM ieraksts var būt vienas kontrolējamas plūsmas sākumpunkts.
Kā notiek ieviešana
Kartējam vienu procesu
Izveidojam procesa karti: kur rodas ievade, kas to pārbauda, kur informācija tiek nodota un kur rodas izņēmumi.
Nosakām īpašnieku un kontroles punktus
Vienojamies par katra soļa atbildīgo, obligātajiem datiem un vietām, kur lēmums vai apstiprinājums paliek cilvēka pārziņā.
Ieviešam mazu darba versiju
Vispirms uzbūvējam nelielu produkcijas plūsmas daļu, izmērām saskaņotos rādītājus un pēc tam paplašinām tikai to, kas strādā.
Ko saņemat
Pirms būvēšanas vienojamies, ko konkrētajam procesam mērīt — piemēram, manuālo pieskārienu skaitu, nodošanas skaidrību vai datu pilnīgumu.
Esošās situācijas procesa karte
Redzams, kā darbs šobrīd pārvietojas starp cilvēkiem, sistēmām un dokumentiem.
Mērķa darba plūsma un integrāciju saraksts
Saskaņots nākamais process, iesaistītie rīki un dati, kuriem nepieciešams savienojums.
Uzraudzības, izņēmumu un nodošanas piezīmes
Praktiski norādījumi par kontroli, kļūdu ceļiem un to, kā komanda pārņem plūsmu ikdienā.
Ko automatizācija neatrisina
Automatizācija neatrisina neskaidru atbildību, nekvalitatīvus avota datus vai noteikumus, kas mainās bez vienotas vienošanās. Šīs robežas jāizskaidro pirms ieviešanas.
Piemērs no darba plūsmas
Piemēra plūsma: pieprasījums līdz apstiprinājumam
Mājaslapas pieprasījums tiek pārbaudīts, papildināts CRM ar saskaņotiem laukiem un nodots atbildīgajam. Ja nepieciešams apstiprinājums, tas tiek piešķirts konkrētam īpašniekam; izņēmums tiek atzīmēts, nevis paslēpts automatizācijā.
Jautājumi pirms darba plūsmas kartēšanas
Ar kuru procesu sākt automatizāciju?
Sāciet ar atkārtotu procesu, kuram var nosaukt apjomu, manuālos soļus un atbildīgo. Procesa kartēšana palīdz atšķirt īstu berzi no vienreizēja izņēmuma un izvēlēties pirmo mazo ieviešanas daļu.
Vai jāmaina esošais CRM vai citi rīki?
Ne vienmēr. Vispirms pārbaudām, ko esošie rīki jau var izdarīt un kur nepieciešams savienojums vai skaidrāki dati. Rīku maiņu apsveram tikai tad, ja tā pamatoti novērš konkrētu procesa šķērsli.
Cik ilgi aizņem pirmā procesa automatizācija?
Ilgums ir atkarīgs no procesa tvēruma, sistēmu piekļuves un no tā, cik skaidri ir noteikumi un izņēmumi. Sākumā saskaņojam mazu ieviešanas daļu un kontroļu punktus, lai laika plāns balstītos reālajā situācijā, nevis fiksētā solījumā.
Kā tiek mērīts ieguvums?
Pirms ieviešanas vienojamies par izmērāmiem mērķiem, kas attiecas uz izvēlēto plūsmu. Tie var būt manuālo soļu skaits, datu pilnīgums, nodošanas laiks vai izņēmumu redzamība — nevis vispārīgs solījums par rezultātu.
Būvēsim sistēmas, kas ļauj darbam plūst.
Atnesiet vienu nekārtīgu procesu. Parādīsim, kur tas lūzt, cik tas maksā un ko labot vispirms.
- Saprast vājās vietas
- Izveidot pareizo sistēmu
- Savienot rīkus un datus
- Piegādāt izmērāmu ietekmi