Dublēta datu ievade
Viena un tā pati informācija tiek pārrakstīta formā, izklājlapā un CRM. Katra pārrakstīšana ir iespēja kļūdai, kuru pamanīs vēlāk un dārgāk.
Biznesa procesu automatizācija
Biznesa procesu automatizācija, kas samazina manuālo darbu
Sakārtojam informācijas apriti starp jūsu komandu un sistēmām tā, lai atkārtotie uzdevumi notiktu paredzami un katrā posmā būtu skaidrs, kurš ir atbildīgais. Bez lieliem projektiem — sākot ar vienu procesu.
Kur ikdienā pazūd laiks
Laiks parasti nepazūd vienā lielā darbā. Tas pazūd desmitos mazu posmu starp rīkiem un cilvēkiem, kurus atsevišķi neviens neuzskata par problēmu.
Informācijas nodošana izklājlapās
Izklājlapa nemanot kļūst par procesa vadības rīku, kurā nav redzams ne atbildīgais, ne nākamais solis, ne aktuālais statuss.
Statusu meklēšana un dokumentu pārsūtīšana
Cilvēki raksta viens otram, lai uzzinātu statusu, meklē pielikumus un manuāli sūta dokumentus tālāk — tikai tāpēc, lai process neapstātos.
Ko var automatizēt
No procesa problēmas līdz skaidram risinājumam
Izvēlamies vienu atkārtotu darbu un precīzi nosakām, kāda ievade, kādi noteikumi un kādi kontroles punkti tam vajadzīgi. Viens sakārtots process parasti pierāda vairāk nekā liels ieviešanas plāns.
Pieprasījumu nodošana atbildīgajam
Jauns pieprasījums nonāk pie pareizā atbildīgā ar saskaņotiem laukiem, nevis tiek manuāli pārsūtīts starp pastkastēm.
Datu sinhronizācija un apstiprinājumi
Izvēlēti dati tiek saskaņoti starp rīkiem, bet apstiprinājumi paliek cilvēkam redzami ar noteiktu atbildīgo.
Atskaites, atgādinājumi un dokumentu ģenerēšana
Regulāri kopsavilkumi, sekošanas atgādinājumi un dokumentu sagataves tiek veidotas no saskaņotiem procesa datiem.
Procesa piemērs
Sākam ar jūsu esošo darba procesu, nevis ar rīka izvēli. Mājaslapas forma, e-pasts vai CRM ieraksts var kļūt par sākumpunktu vienam procesam, kas beidzot ir redzams no sākuma līdz beigām.
Kā notiek ieviešana
Kartējam vienu procesu
Izveidojam procesa karti: kur rodas ievade, kas to pārbauda, kur informācija tiek nodota un kur rodas izņēmumi.
Nosakām atbildīgos un kontroles punktus
Vienojamies par katra soļa atbildīgo, obligātajiem datiem un vietām, kur lēmums vai apstiprinājums paliek cilvēka pārziņā.
Ieviešam nelielu darba versiju
Vispirms ieviešam nelielu, bet reālai lietošanai gatavu procesa daļu, izmērām saskaņotos rādītājus un paplašinām tikai to, kas patiešām strādā. Riskējat ar vienu procesu, nevis ar visu uzņēmumu.
Ko saņemat
Pirms izstrādes vienojamies, ko šajā procesā mērīsim — manuālo soļu skaitu, informācijas nodošanas laiku vai datu pilnīgumu. Tā beigās nav jāstrīdas, vai kaut kas uzlabojās.
Esošās situācijas procesa karte
Redzams, kā darbs šobrīd pārvietojas starp cilvēkiem, sistēmām un dokumentiem.
Uzlabotā procesa karte un integrāciju saraksts
Saskaņots process, iesaistītās sistēmas un dati, kuriem nepieciešams savienojums.
Uzraudzības, izņēmumu un nodošanas piezīmes
Praktiski norādījumi par kontroli, kļūdu apstrādi un to, kā komanda risinājumu pārņem ikdienas darbā.
Ko automatizācija neatrisina
Godīgi par robežām: automatizācija neatrisina neskaidru atbildību, sliktus avota datus vai noteikumus, kas mainās bez vienošanās. Ja process nav sakārtots, automatizācija to tikai paātrina. Tāpēc par šīm lietām runājam pirms ieviešanas, nevis pēc tās.
Procesa piemērs
Piemēra plūsma: pieprasījums līdz apstiprinājumam
Mājaslapas pieprasījums tiek validēts, saglabāts CRM ar saskaņotiem laukiem un nodots atbildīgajam. Ja nepieciešams apstiprinājums, tam ir konkrēts atbildīgais, bet izņēmuma situācija tiek skaidri atzīmēta.
Jautājumi pirms procesa izvērtēšanas
Ar kuru procesu sākt automatizāciju?
Sāciet ar atkārtotu procesu, kuram var noteikt apjomu, manuālos soļus un atbildīgo. Procesa kartēšana palīdz atšķirt regulāru neefektivitāti no vienreizēja izņēmuma un izvēlēties pirmo nelielo ieviešanas posmu.
Vai jāmaina esošais CRM vai citi rīki?
Ne vienmēr. Vispirms pārbaudām, ko esošie rīki jau var izdarīt un kur nepieciešams savienojums vai skaidrāki dati. Rīku maiņu apsveram tikai tad, ja tā pamatoti novērš konkrētu procesa šķērsli.
Cik ilgi aizņem pirmā procesa automatizācija?
Ilgums ir atkarīgs no procesa tvēruma, sistēmu piekļuves un no tā, cik skaidri ir noteikumi un izņēmumi. Sākumā saskaņojam mazu ieviešanas daļu un kontroļu punktus, lai laika plāns balstītos reālajā situācijā, nevis fiksētā solījumā.
Kā tiek mērīts ieguvums?
Pirms ieviešanas vienojamies par izmērāmiem mērķiem konkrētajam procesam. Tie var būt manuālo soļu skaits, datu pilnīgums, informācijas nodošanas laiks vai izņēmumu redzamība — nevis vispārīgs solījums par rezultātu.
Pārrunāsim, ko jūsu uzņēmumā vērts sakārtot vispirms.
Pastāstiet par vienu procesu vai sistēmu, kas kavē komandas darbu. Sarunā pateiksim, kur redzam problēmas cēloni un ko sakārtotu vispirms — arī tad, ja pēc tam izlemsiet to darīt bez mums.
- Saprotam, kur process patiešām bremzē
- Nosakām, ko risināt vispirms
- Ieviešam praktisku risinājumu
- Pārbaudām rezultātu reālā darbā